新时期企业办公室业务中存在的主要问题及对策

办公室也可以称为一个公司发展过程中的“参谋部门”，其业务处理水平从某种程度上也是一个企业内部管理能力的体现。办公室集合了管理、决策、执行等多个流程，使企业活动的开展更加具有科学性。目前，电力企业中办公室业务种类繁多、内容广泛，受制度、人员能力的约束，存在一些问题有待解决。

一、企业办公室业务的主要内容

办公室是一个企业内部运行过程中的综合型部门，能够为企业开展活动，生产运行提供战略意见，其涉猎所有业务都和企业实际发展有着密不可分的联系。从内容上来看，首先是文书档案管理，办公室需要对企业所有起草文件、审批内容采取统一编号、整理、上传。各部门在运行工作时会生成大量数据报表、执行计划、会议报告、专题纪要等等，此类文件都需要办公室人员进行核对处理。人力资源管理、员工岗位培养、部门应用物品、生产设备采购、安全防范预警条例、生产安全课程培训等方面的文件调度，数据批复都属于办公室业务范畴。由此可以看出，办公室管理内容贯穿了整个企业运行流程，其工作效率、执行速度关系到电力生产周期以及经济效益。

二、企业办公室业务的重要性

电力企业在发展过程中，管理人员与企业领导会结合实际市场情况来制定下一步生产方向与生产计划，其策略的下达会让各部门人员对自身工作进行调整。其涉及到条例完善、文化宣传、执行计划的设计与传达等方面工作，从上文办公室业务内容可以判断，提高其处理业务的能力能够有效推进战略计划的执行，确保各部门之间产生良好的协作关系，是企业领导者与管理人员做出落实发展计划的基础保证。同时，办公室部门综合型较强，虽然其业务范围较广，但从根本上来看，该部门在整体企业内部运作过程中起到辅助作用。如果市场、生产、营销等工作人员在一线“冲锋陷阵”，那么办公室就是在后方进行“弹药补给”的能量支持。因此，提高企业办公室业务处理能力，能够有效解决其他部门人员在实际工作中所遇到的种种问题，帮助其改善生产经营环境，协调企业内部管理机构，为其发展铺设一条“康庄大道”[1]。

三、企业办公室业务工作中存在的主要问题及对策

1.转变业务执行观念

“思想决定行动”。想要实现办公室业务水平的提升，首先要从工作思想观念入手，领导者要提高对办公室业务处理的重视，清楚意识到其工作执行效果对于企业发展带来的重要帮助。只有上级人员转变思想，加大对办公室业务的关注，才能确保该部门基础设备建设、人员培训课程、业务流程规划等工作的开展能够得到各单位的认可与支持。另外，从办公室职员执行能力来看，目前很多人员思想观念仍停留在传统模式当中，认为办公室每天就负责接受文件、打印报表、按部就班地审核各部门提交数据即可，不能正确认识到自己所处岗位对于一个企业可持续发展起到的重要作用。因此，业务水平提升较为迟缓，工作处理效率、质量都不能满足新形势下电力企业运行要求。虽然办公室工作是为了协调企业内部工作处理流程，但如果墨守成规，无法从单一、保守、老旧、片面的模式中跳脱出来，则无法跟上日新月异的企业管理观念。因此，想要改善这一现象，就需要将员工、领导等全体人员对办公室的认知从传统模式中解放出来，意识到合理应用资源、创新、科学技术的重要性，在平时工作过程中贯彻落实“现代化”“新形势”“大数据”等理念，从而改善当前这种一步一个坎的业务处理状态。

2.加强信息化建设

近几年，我国科学技术正不断成熟，信息化、智能化的设备以及网络平台给社会中各行业的生产生活提供了更加便捷、全面、完善的服务。传统电力企业办公室在处理业务时都依靠人力手工来执行，由于各部门上传报表、记录、文件中会涉及到大量数据，如果仅靠人工处理则很容易发生错误，并且在文件管理、档案整合等工作也存在着周期性过长、数据资料有效性得不到发挥等问题。同时，办公室人员日常也承受着巨大的工作压力，常常会感到力不从心，并且站在企业发展的角度上来说，业务处理效率延缓就代表运行、生产效率的降低，不利于自身经济效益的提高。而信息化技术可以充分利用计算机的高执行效率、高计算精准度、高时效性等优势，将其应用在办公室业务处理上，不仅能减少岗位人员压力，同时还能提高业务处理效果，降低公司对于人力资源的投入。当前在信息化建设进程中，相关工作人员可以参考国内外先进企业模式，结合企业实际业务要求与发展情况建立信息化平台，确保办公室业务处理能力能够得到提高[2]。

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2021/0710/1832.html