高校基建部门办公室业务探析

高校各部门办公室是高校各部门的接待窗口和形象代表，办公室人员既是秘书、联络员，又是统计员、安全员，他们在本部门承担着多种角色，开展着多种工作任务，是单位的“总管家”和“后勤部长”。高校基建部门是承担高校新建或扩、改建校舍楼宇等建设工程的二级部门，它承担着高校的重要民生工程任务，是高校实现可持续发展的基础性保障部门。高校基建部门工作任务性强，注重任务完成的时效性、安全性、程序性、可控性等因素，其工作涉及学校重大项目立项和大额资金支出，是学校重点风险防控部门。因此，可以说基建部门的特殊性决定了基建办公室的特殊性。高校基建部门办公室既有着与其它部门办公室相同的工作内容和特点，又有着自己独特的工作性质和内容。高校从事基建办公室管理工作者要全面理解基建办公室业务特点和难点，高效开展基建办公室业务，才能为满足高校师生对美好生活的向往的奋斗目标而筑牢基础。

一、高校基建办公室业务特点

（一）安全责任性要求更严。除了一般的资产安全、网络信息安全等日常安全管理外，基建办公室在印章管理、档案管理、生产安全等方面负有重大责任。第一，由于基建部门业务涉及学校大额资金支出，因此基建部门公章在对外业务接待中发挥着比一般单位公章更为重要的作用，作为公章管理科室的办公室对公章的管理要求极高。第二，基建部门的档案管理任务也非常重要，除做好日常行政资料管理，还要对工程建设资料进行科学管理，这也是基建工程管理的重要环节。第三，有些高校为了能有效推进基建工作，在校区建设中采用基建、后勤、安全归属一个基建部门的块状管理模式，在人力等各种条件不足的情况下，现场安全保卫和生产安全大多也由办公室负责管理或参与监管。

（二）内部控制性要求更高。目前，国内许多高校已将内部控制建设作为高校可持续发展的重要内容，高校基建部门是高校内控工作重点部门。内部控制一般包括财务、廉政、人事、资产等风险控制领域，而这些一般均属于基建管理部门办公室的业务范围。协助领导做好基建工作的廉政建设、财务管理、人事管理，提高财务资金使用效率，加强廉政建设和不相容岗位管理是高校基建办公室业务区别于其他办公室的重要表现。

（三）以基建技术性要求为核心。高校基建办公室开展的日常行政事务大多数要以基建工作为中心，无论是文秘内勤、财务、安全，还是党建廉政工作都要更好地以服务基建工作为大局。相比其他部门，基建部门工作专业技术性较强，具备一定的基建专业知识是对基建办公室人员的基本要求。据调查，不仅是基建办公室人员，甚至包括基建一线管理人员，科班出生或具有丰富基建工作经验的比例并不高，因此高校基建办公室工作人员加强对基建知识的学习和掌握是非常必要的。

（四）沟通协调范围要求更广。沟通协调是高校办公室工作的必不可少的环节。高校基建业务包括规划设计、工程招标、施工建设、变更、结算验收等诸多环节，作为沟通协调、服务宣传的行政办公科室，不可避免要在内部与高校基建相关部门和广大师生打交道，与外部的相关政府管理部门、施工监理单位、外包服务单位等发生工作联系，这些沟通协调任务具体以宣传、监管、服务、谈判、磋商等方式展现。由此可见，高校基建办公室沟通协调的范围更广、内容更多、难度更高。

二、高校基建办公室业务难点

（一）工作难度更大、任务更重。高校基建办公室多重角色和更多内涵加重了办公室工作的难度和风险，据调查，许多高校基建部门都存在工作人员配备不足的问题，在此条件下更增加了高校基建办公室工作的难度。

（二）专业技术性要求更强。高校基建办公室业务虽不属于基建一线工作，但要协助领导、配合其他科室做好基建的服务保障，需要直接参与到合同审签、方案设计、工程结算等方面的具体工作中，承担一定的责任。大量技术性要求增加了基建办公室业务的工作难度。

（三）多方协调、沟通难度大。高校基建办公室人员在日常的沟通协调工作中一方面要在政府相关部门的指令下为学校争取更多可利用的有利条件，另一方面要对各类施工企业、监管对象进行合同履行的监管，还要和相关外部人员进行解释说明，争取他们的理解和支持，因此沟通协调任务艰巨，难度极大。

三、开展高校基建办公室业务的几点建议

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2021/0709/1818.html