智能工作流在办公管理系统中的运用

1 智能工作流产生的背景

目前，相关工作流技术的研究在不断增加，且其中的研究重点为工作流的动态性和自适应性。近年来，在迅速发展的电子商务的带动下，业务过程也出现明显的变化，开始发展到不同企业间的交互以及企业联盟阶段，这也显著增加了业务过程的复杂性。根据实际经验可知，现有的工作流产品在解决企业运维异常相关问题时，对应的应用价值很有限，因而还很有必要进行改进，与此相关的异常问题还有错误执行、模型脱节和环境因素突变等。为满足长期的管理要求，一些学者提出了自适应功能的智能工作流技术。这种技术的优势之一表现为工作流的动态修改上，而对应的修改情形很复杂，如重新设计、异常流程的处理，这样在应用过程中可以高效地发现异常，且可及时地应对处理，从而显著提高工作流系统的适应性，为提高企业管理效率提供支持。由此可看出，研究工作流系统有重要的意义，可为工作流管理目标的实现起到促进作用。

2 智能工作流产生动态性需求的原因

2.1 有些流程无法预定义

一些特殊条件下，无法对工作流的过程逻辑进行完整清晰的预定义，比如，流程中的任务种类、任务的处理顺序和需要用到的资源等。产品设计项目就是这种类型，该类型活动的定义只能精确到项目的大致阶段，而无法得知每个阶段的活动具体有哪些、活动之间的路由关系如何。因为这些关系都是来源于产品的特点与属性，如物料清单（Bill of Material，BOM）结构、电气特性、机械原理等，所以产品设计的项目基本上很少有重复的。随着产品的进行，新的活动不断发生，活动之间的路由关系才渐渐清晰。

2.2 企业方针政策及流程环境的改变

企业的业务活动及其所处的环境都存在复杂的变化，这样就应该根据这些变化情况而对业务处理模式进行优化，更好地满足结果要求。这种情况在现代企业发展以利润驱动的情况下，发生的概率极大。企业技术改进也会经常使得流程环境发生较大的改变。在技术改进情况下需要进行软件的升级优化，一些情况下还需要重新配置，这样就应该优化工业务处理模式，此类改变情形如软件中引入新的组件、对组件接口进行调整等。这些情况出现后，有必要动态修改工作流，且可对其进行动态的调节与修正。尤其是在工作流系统大量与应用程序进行交互的情况下，这样的动态性要求就更高了。

2.3 不可预见事件

当工作流执行期间出现异常情况如超时、外部刺激、用户提出新的需求等，要进行适用性调节，这也是工作流动态性能控制方面的重点。

3 智能工作流动态建模常用方法

由于现实的业务过程是复杂和动态变化的，动态（柔性）工作流建模成为工作流技术领域的一个重要研究方向也就成为必然。关于工作流动态建模技术主要有以下几个方向。

3.1 多过程建模的工作流动态建模方法

多过程建模的工作流动态建模方法采用多个（物理上独立）子过程来描述过程中的不确定过程，并建立这些子过程之间的逻辑/时序关系，从而描述整个业务过程。但该方法并没有解决单个不确定子过程的建模问题，而只是解决了现有多个模型之间的衔接与集成。因此，这种动态建模只是浅层次的，并非真正实现动态性。

3.2 基于柔性角色控制的建模方法

面向角色与团队的混合任务分配方式的动态建模策略，这种方法一般是提出参与者模型，使工作流中过程的定义独立于参与者状态，并在工作流执行过程中，过程实例能够根据参与者模型及其具体情况动态选择实际参与者。显而易见，这种动态建模方法主要针对动态模型中的活动角色进行动态定义，即人员与资源视图的动态性定义，并不能完全满足工作流模型动态路由要求。

3.3 基于黑盒（或口袋）的动态建模方法

基于黑盒（或口袋）的动态建模方法主要采用黑盒来表示动态过程中的不确定过程片段（子过程），而这些子过程在建模初期不确定，但可以采用一个示意性的子过程模型（Schema）来描述，随着模型的运行对这些不确定的子过程模型进行动态修改。黑盒动态建模方法虽然达到精简模型结构的目的，但是并没有提出在将“黑盒”展开过程中该如何选取活动、如何组合的规则，并不是活动的任意组合都是合理的。

4 支持产品设计过程的工作流动态建模

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2021/0523/1569.html