信息时代办公室保密工作的思考

在一个单位或者企业中，办公室是重要的信息枢纽部门，发挥着承上启下的重要作用，不仅增加了内外不同部门人员之间的沟通，同时处理了大量的办公室信息。相关人员有必要结合保密性和时效性的需求，加强对办公室保密工作的有效探索，尤其是信息时代下信息量愈发增多，信息传递速度有所增长，人们获取信息和处理信息的方式呈现出了多元化的发展形势。扎实推进保密工作的稳定运行，是提高办公室工作水平的重点内容。

一、信息时代办公室保密工作的重要性

信息时代背景下的办公室保密工作，对于一个单位或企业的管理和运营工作起着决定性的作用。以科研院所、企业单位为例，办公室中的信息数据等通常都涉及到该单位的核心技术、商业机密等内容，需要保证该信息的独家性，避免出现信息泄露的问题，才能够围绕核心技术和商业机密设置合理、可行的发展计划，保证按部就班地实施相关的项目方案。一旦发生机密泄露问题，则可能导致出现其他同类型的单位复制和抄袭相关技术的严重后果，打乱了原有的工作发展规划，给各项运营和管理工作造成严重的阻碍。而政府机关中的办公室保密工作则应该在保证各项工作透明、公平、公正的基础之上，做好办公室的保密工作，避免公开全部的保密信息，因为一旦出现办公室信息被盗取或重要信息外流等，则很可能导致信息在互联网渠道上快速地散布和传播，对社会公共秩序造成不利影响，甚至可能对国家安全形成损害。因此办公室的保密工作是一家单位或企业维持良好工作秩序的重要环节，对于企业单位的安全运营和生产效益等均起着决定性的重要作用[1]。

二、信息时代办公室保密工作的优化措施分析

（一）强化保密工作重要性的宣传教育

信息时代的办公室保密工作水平直接决定了企业单位的运营和发展情况，此背景下的办公室保密工作需要从加强保密工作重要性的宣传教育着手，促进相关办公室工作人员职业素养的提升。使每一名办公室的工作人员均能够对保密工作的重要性形成正确、全面的认知，尤其是在人员众多的办公室场所，更应该加强对员工业务素养的有效培养和提升，通过组织和开展技术培训活动等，有针对性地对员工进行宣传和教育。帮助工作人员建立起较强的信息保密意识，例如在日常的工作环境中，与他人交谈时，一旦出现有人借用数据资料或浏览网页时，很有可能会导致办公室信息外泄的情况出现，认识到这一点，办公室保密工作水平将大大提升。因此各个单位企业需要集中培训，加强办公室保密工作重要性的宣传教育，尤其是要普及重要信息保密的重要意义，避免出现办公室数据信息泄露的严重后果[2]。

（二）建立健全的办公室保密工作制度

我国的信息技术和互联网技术快速发展，目前的办公室保密工作面临着大量的数据信息以及多元化的信息传递途径。信息时代下的办公室保密工作面临的保密难度有所增加，因为信息时代的数据传播途径增多，很可能在不经意中导致企业单位的机密信息被泄露。有必要构建起完善的办公室保密工作制度，由此展开各项办公室运营和管理工作，加强对工作人员日常行为的有效规范。制定办公室保密工作制度时，应保证其科学性和实施的有序性，以此实现对工作人员的有效激励和约束。明确划分保密工作的范围，同时将涉及到具体的内容明确地规定和划分出来，具体的数据保密年限、各类文件的保密范围等。严厉处罚违反保密规定的行为，根据国家的相关法律法规，采取相应的惩罚措施，结合实际的办公室运行管理情况，不断地完善办公室保密工作规章制度[3]。

（三）强化计算机及移动设备的管理效果

互联网技术快速发展，各个机关单位和企业等正在进行积极的信息化建设，因此应加强对办公室保密工作有效性的深层次探索，保证办公室各项工作的顺利开展，维护单位或企业的稳定运营和管理效果。此背景下的办公室保密工作有必要加强对计算机及移动设备的有效管理，以免出现办公室数据信息泄露的问题。单位职员应设置登录密码，避免有他人使用自己的个人办公电脑，避免随意使用微信、QQ等社交软件，而是使用内部专用的沟通和文件传输软件。由专门的技术人员定期维护单位的信息设备和无线网络，利用防火墙、杀毒软件等保护系统设施，特别是对于具有保密需求的线上系统，例如合同系统、技术数据库系统等，定期更换密码、查杀病毒。加强对机要文件的管理，做好留存备份，通过增设密码、保存纸质文档等，避免出现办公室信息数据丢失和泄露[4]。

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2021/0412/1326.html