办公自动化在高校秘书工作中的应用

1　办公自动化在高校文秘工作中的重要意义

1.1办公自动化能提高工作效率、简化工作程序

高校文秘工作传统模式是借助纸张和笔来进行文件的签发、流转和审批，纸质文稿起草、校对、修改和审议都有一定时间滞后、成本较高、资源浪费的缺陷，办公自动化可以打破这一缺陷，能够实现在电脑上和互联网上进行文件传阅呈送、审阅批示、流转寄送，有办公专业平台供接受和发送双方使用，发送时间、签收时间，发送人员、签收人员都有明确记载，电子文稿的保存较容易，保存时间较持久，修改相对纸质更加简明方便。

1.2办公自动化可以实现资源共享、发挥各自优势

高校文秘工作很大一部分都是服务于高校师生，从行政机构到教育教学资源的服务都是统一的，很多时候都有很多资源可以共同分享利用，不需要重复地寄送报送文件，大批的材料通过电子版的形式发送既可以节省纸张成本，环保办公，又可以减轻高校文秘人员负担，发挥各部门优势，集中精力完成有难度需要脑力活动的工作。

1.3办公自动化便于管理统筹、促进团队协同

办公自动化一项非常重要的优势是便于领导层统一审阅、查阅数据，上传到互联网上的材料信息和保存为电子版的报表数据都可以非常方便的调取和查看，非常快速第一时间地呈送到领导手里，能够突破查找不便的缺陷，而且方便领导统筹整个高校文秘队伍，提高团队协同作战、互相补台的能力。

2　办公自动化在高校文秘工作应用的现状

现阶段，办公自动化在高校文秘工作中得到广泛应用，不仅word、excel、ppt等基本办公软件广泛使用，成为代替纸张文件报表最为重要的手段，而且熟练操作办公室内部其他现代办公设备比如打印机、复印机、传真机、投影仪、扫描仪等，都是进入高校从事文秘工作必须具备的特征。随着科技进步和互联网大数据时代的到来，很多高校文秘工作在办公自动化方面存在比较落后的现象，比如互联网+形势下高校文秘工作创新性不够，对于资源的梳理共享做的不够及时，而在日常管理工作中，对于领导层面接受办公自动化的程度有待提高，领导层面应该带头进行无纸办公。数据分析和使用的效率不高，对于高校文秘人员中配备专业自动化人才的要求落实地不够彻底。

3　办公自动化在高校文秘工作中应用的几点建议

办公自动化的优越性和在高校文秘工作中使用的必要性已经非常凸显，而现阶段办公自动化在高校文秘工作中存在着比如资源共享滞后、数据分析不到位、领导干部接受度不高、适用范围和熟练程度有待提高等问题。结合这些优势和不足，提出以下几点完善办公自动化在高校文秘工作中应用的建议。

3.1借助办公自动化扎实推进高校文秘基础工作

高校文秘工作有很大一部分是基础性的工作，在office广泛使用的基础上高校要积极组织文秘人员进行办公自动化培训，充分利用word、execl等软件，深入学习这些软件相关用途，杜绝只知皮毛和片面功能，忽视很多重要功能的现象。可以通过组织知识竞赛和办公自动化技能比赛等形式充分调动大家学习本领、运用技能的积极性，让办公室内部所有人员对于软件的掌握水平都再上新台阶。基础工作的扎实是所有文秘工作的保障，必须强调办公自动化服务基础、强调基础，把基础方法基本功掌握牢固才能有所突破和创新，才能够提高工作层次和水平。

3.2借助办公自动化全面升级高校档案工作

在基本文字工作上，要充分利用办公自动化的优越性，向档案工作覆盖，高校文秘工作中档案管理部分是占比非常大的重要工作，不仅能够体现高校文秘工作水平，也肩负着全校所有师生和工作人员、领导层面档案的重任，长久以来人事档案、工作档案和其他档案都是采取传统纸质保存，目前推广的电子档案管理工作在高校也如火如荼开展，不仅能够帮助档案管理人员扫描上传编辑归纳档案，便于日后查找完善档案，也能够帮助建立星级档案室，让档案工作全面改革升级。

3.3借助办公自动化加大办公信息化管理

当前是信息化的时代，随着瞬息万变的环境不断变化，互联网+、大数据背景要求高校文秘工作必须契合时代要求，高校秘书通过学习计算机网络技术，掌握公文撰写、公文帮里和信息管理等工作技巧，一气呵成的完成信息的报送和信息梳理整理，能够促进办公室信息化水平，提供一个比较完整的内部平台提升信息化办公机制。通过办公自动化促进员工积极掌握新技术、了解新信息，打破传统办公环境鼻塞的氛围，提高信息流动性和完整性。

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