办公室文书档案收集与归档工作的研究

在我们的日常工作中，为了处理各种事务，沟通各种关系，组织和个人之间存在着联系，通常以书信的形式实现。因此，从一定的实践目的来看，就逐渐形成了一种较为规范的处理各种事务、沟通各种书面材料关系的格式，称为文献。文档管理是现代办公管理中不可缺少的一部分。办公室文件的收集和归档是否有效，很大程度上决定了信息传递的准确性和事务的顺利处理。

一、办公室文书档案概述

国家机关、组织、企业事业组织在党政管理活动中，直接形成档案，由命令、指示、决定、公告、公告、请求、报告、批准、通知、函件、会议记录、简报、计划和摘要等一般文件直接转化为文件档案。文书档案能够充分体现党务活动。文书档案的管理与归纳工作，是对过去曾发生的事件或具体工作内容予以记录，再以电子形式存储和读取，具体包括收集并整理文书档案的相关信息，检索并统计已经录入的文档文件等。文书档案的管理工作，主要特点体现在综合性和一体化方面。综合性指的是文书档案管理工作的范围，不仅包含文书性质的档案管理工作，也包括人事档案管理和会计档案管理等，其内容繁杂丰富。一体化则指的是文书档案的工作环节特点体现，包括对文件的收集、存储、催办以及承办过程。

二、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性

文件档案的收集、归档是所属机关、单位管理工作的重要组成部分，是提高单位管理工作效率和质量的前提。办公文档的收集和归档及档案重要性体现在以下三个方面：首先，考虑到机关单位中文书档案归档工作的重要作用，需要提升对于文书的归档工作效率，所以应提高对于文书档案归档工作的重视程度。其次，文件、档案的收集、归档实施，可以记录各单位的发展过程。例如，某单位在开展实际业务活动的过程中，产生了大量的文件和资料。通过收集和归档文件，实现了材料的标准化和集成化。最后，便于本单位在开展评估工作的过程中及时查阅相关信息，实现评估证书的合理化。此外，办公室文件和档案的收集和归档的重要性也体现在决策者很容易掌握单位的实际操作条件。

三、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处

（1）归档文件材料的收集不全面。在办公文件和档案的管理中，往往会出现档案收集不完整的情况，包括档案工作人员没有收集和记录的各种文件和资料。这种信息来源广泛，来源众多，具有重要的参考价值。文件一旦被其他人员或部门截留，就无法完全收集，这将不可避免地影响档案工作人员的归档工作。此外，一些文件和档案管理人员多为兼职人员，缺乏足够的时间和精力来组织和保管档案，或由于各种因素而无法及时归档，导致文件和档案资料的收集无法及时完成。

（2）档案人员档案管理意识与工作责任心不强。在文书档案管理中，一些档案工作者的管理意识较弱，偏重于对红头文件的管理，而忽视了对未编号或一般文件的管理。由于缺乏对有关档案的仔细记录和整理，导致档案的真实性不明，文件和资料的管理和利用不善。具体表现在：在处理文件和资料时，个人档案不全，无法确定档案的真实性，无法区分原件及档案和文件，不能确保其完整性和正确性，这将会导致档案和文件失去利用价值。因此，必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文件和档案的收集和归档，确保档案管理工作的顺利进行。

（3）企业对文书档案收集及归档工作不重视。办公室文书档案收集及归档工作对于企业而言具有十分重大的意义，但是仍然有许多企业对该工作的管理缺乏足够的重视，文件资料丢失、被损坏的情况时有发生。造成文书档案资料不全或者损坏的原因很多，主要是因为归档模式不科学、管理不到位。很多企业归档模式依然是文字资料归档，电子文档缺乏重视度。此外，没有按照流程归档，很多文件随意放置，一旦需要查找相关文件资料将耗费大量时间及人力，耽误其他工作的顺利开展。

四、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作

（1）做好文书档案管理人员的培训工作。要想成为一名合格的档案管理者，我们不仅要有较强的档案管理意识，还要具备专业的管理知识和管理能力。通过培训，培养档案管理者对档案的敏感性，增强档案管理者的管理意识，保证文件、档案的高效收集和归档。对于一些人事管理能力较弱的员工，我们应该加强相关知识和技能的培训，宣传和教育文件和档案管理的重要性，从而有效改善文件的总体质量，然后达到提高效率和质量的目的。

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2021/0321/1182.html