系部办公室管理工作研究初探

系部办公室是系部的行政管理的重要组成部门，在系部的各项工作中发挥着重要作用。在加快职业教育发展的新时代，各职业院校发展速度加快，为适应快速发展的新时代，对系部办公室的工作服务水平提出了更高要求，这就需要进一步做好办公室的管理工作。

一、系部办公室的工作职能

（一）沟通上下、协调内外关系的职能

系部办公室是系部行政管理的衔接部门，对系部内部和学校各部门的工作有着一定的沟通协调职能。通过办公室将系部和全校各相关部门的工作计划、工作任务准确传达至各教研室、各办公室，从而确保各项工作能够及时有效开展。另外，办公室作为系部每名教职工联系系部及相关部门的纽带，对于系部管理者了解、关心系部教职工情况有着极为重要作用。同时，办公室还能处理系部内部问题，从而确保系部各项工作正常运转，为系部教职工的高效工作提供保障。

（二）辅助领导决策职能

通过系部办公室对系部各项工作开展情况的反馈使得系部管理者能够制定合理的发展规划，从而确保系部健康发展。系部办公室作为系部信息的中转站，对系部的发展状况有很清楚的了解，对系部发展计划有着较为深刻的认识。在系部管理者制定发展决策时，办公室可以提供合理的建议，从而确保方案的可行性。此外，由于系部办公室还负责系对部内部消息的汇总分类及上报工作，为系部领导决策提供一定的便利，有利于提高系部工作效率。

（三）体现系部文化职能

系部办公室还是系部文化的具体体现，通过系部办公室的有效工作，使整个系部形成较强的凝聚力，从而确保系部各项工作有序推进。另外，办公室作为系部对外交流的窗口，是系部文化的集中体现，这就需要办公室指定合理的管理体系，有效促进系部文化的传承与发展。此外，在系部的各项工作中，办公室还应注意系部教职员工与系部管理层之间的沟通，注重教职员工的系部归属感和职业幸福感，从而有效促进系部各项工作开展。

二、系部办公室管理存在的问题

（一）管理机制不健全

在系部办公室管理过程中，最为明显的问题就是管理机制缺乏完善性，没有根据实际情况及时调整和优化，导致在管理的过程中出现各种问题。

1.思想观念陈旧

系部办公室在实行具体工作期间，大多是按照传统的方式来展开管理的，采用的方法也较为固定，多数情况下只是将手头上的事务性工作做好，忽视了新问题和新方法，从而使整体工作陷入被动状态，水平较低，影响了办公室的良好运作，影响了管理效率的进一步提升。当前正处于职业教育大发展的新时代，各职业院校发展迅速，系部的发展必须要跟上学校整体发展的步伐，陈旧的思想观念已不适应新时代发展需要。

2.工作制度不规范、不完善

由于办公室管理工作繁杂，工作量大，工作比较辛苦，致使工作人员工作热情不高，只是被动完成领导交办的工作任务，主动、出色、优质完成工作的时候不多。如果缺乏健全的管理体制，会使管理工作效率降低；工作制度的不规范不完善，会导致上下运行不畅，导致办公室行政管理工作的开展受到阻碍。

3.工作人员业务能力有待提高

要想从整体上提升办公室行政管理水平，应从提高办公室工作人员的职业素养和业务能力上下功夫，否则会直接影响工作效率和工作效果。在工作中，如果办公室工作人员长时间满足于现状，不思进取，疏于沟通协调能力的提升和专业素养的提高，而是处于应付式和交差式完成工作，工作质量和工作效果都会受到影响。为了保障工作人员能够严格依照工作规范，认真履行工作职责，需要定期对办公室工作人员进行业务培训，及时更新工作理念，丰富知识储备。

4.创新意识不强

由于办公室工作任务繁重，办公室人员多数是被动接受工作，以完成布置的工作任务为目标，较少提出建设性的新方案，遇到问题不是想着主动出击，努力寻找方法解决，而是找各种客观理由来逃避问题，这种状况已经不能适应当前形势发展需要，因此，要想做好办公室管理工作，就要强化办公室全体人员的创新意识，通过创新工作方法来更好地解决工作问题。

三、提高办公室工作管理水平有效途径

（一）创新管理方式，强化服务意识

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2021/0212/962.html