文书档案管理办公自动化应用研究

结合实际调查研究发现，传统的文书档案管理工作主要是通过人手工进行操作，从而达到预期的目标，其耗费的时间相对较长，成本较高，因此在计算机技术快速发展的背景下，我们必须要注重办公自动化系统的有效运用，从而提高处理信息的效率，满足现在办公的实际的需求[1]，因此我们必须注重办公自动化系统的不断推广，从而优化资料收集等一系列的工作。

1 文书档案管理中办公自动化的应用优势

1.1 有利于提高办公效率

结合实际调查发现，通过在文书档案管理中应用办公自动化，有利于方便对文书档案进行管理，提高了办公效率[2]。在充分运用办公自动化的过程中，能够将文件和生成过程中的信息纳入相关的文档中，从而使文档管理的资料更加节省时间，使得办公效率不断提升。

1.2 有利于实现电子文件数据存储

目前，在运用办公自动化的过程中，我们能够对文件档案管理中，加强对电子文件数据方面的存储，这与传统的文件档案管理来讲有一定的优势，便于文书档案的传递和使用，同时也能够避免文书档案出现损坏或丢失等各种现象出现，使得文书档案的安全性较高，从而为文档资源实现共享奠定了良好的基础。

1.3 有利于降低管理难度

在文书档案管理的过程中，充分利用办公自动化，使得在文书档案整理的过程中分类更加便捷，有利于建立信息数据库，在对文书档案搜集的过程中，其检索时间有效的缩短[3]。同时，也能够保证档案信息和档案载体不断分离，实现关键信息共联的目标，保证服务功能的不断优化。

2 文书档案管理中办公自动化的应用问题

2.1 电子档案应用中隐藏问题较多

目前结合实际调查发现，虽然在文书档案管理中应用办公自动化具有较多的优势，但同时也存在着一定的问题，在实际应用的过程中，由于工作人员通过计算机操作可能会出现一定的失误，那么会使电子档案数据出现问题最终带来一定的影响。同时电子档案资源属于开放状态，所以，如果文件不能够很好的进行隐藏，那么也会受到外界各种客观因素的影响，最终导致电子文档可能会被病毒损害，导致信息丢失[4]。除此之外，目前由于网络病毒相对较多，且存在黑客侵入等各种状况，因此，这使得档案信息的安全性受到较大威胁，我们必须要注重电子档案的安全性研究，避免各种重要文件被损坏或者是被盗用。最后，当前的电子档案在信息存储的过程中，其载体呈现出多元化，在信息读取的过程中，只有通过指定的计算机设备才可以获得，所以电子档案信息对计算机的软硬件，常常存在依赖性，我们必须避免计算机软件出现问题，否则可能会出现信息丢失等状况，使得电子档案的使用寿命过短，无法达到预期的使用时限。

2.2 文书档案管理人员自身素质较差

目前在信息技术快速发展的过程中，由于文书档案管理人员不能够很好的学习计算机操作等各方面的技巧，导致对文书档案进行管理中并不能够从容的使用办公自动化系统[5]。而相关部门对于文书档案管理人员也不能够及时的进行培训，导致管理人员的专业素养较低，不能够完成电子档案管理工作。除此之外，文书档案管理人员常常受到传统纸质档案管理的影响，难以胜任运用办公自动化技术对文书档案进行管理，管理人员综合素质水平不达标。

3 文书档案管理中办公自动化的应对策略

3.1 重视电子档案存储设备和网络的安全

目前，档案管理单位必须要结合存在的问题，对内部的计算机软硬件不定期的进行检查和更新，避免出现信息泄露等各种状况。同时，档案管理单位可以在内部设置文件管理的监察专员，能够对存档的文件不断的进行更新和备份，提高文档的安全性，加强对网络的维护，避免黑客的侵入，做好相关的隔离防护措施，可以利用路由器方式对档案的IP地址等进行隐藏或屏蔽，选择性的允许部分地址访问网络，并对相关的网络数据及时的进行筛查和过滤，对于出现的网络攻击也要及时的进行警告，提高电子档案存储过程中设备和网络的安全程度。

3.2 重视提高档案管理人员的综合素质水平

目前，档案管理单位必须要对办公自动化的各种环境进行改变，加大内部硬件设施的有效投入，不定期的对管理人员进行培训，使其掌握设备的熟练操作，提高档案管理水平[6]。同时，档案管理部门必须要加强工作人员的自学能力，保证他们在接受专业培训的前提下保证管理人员能够树立终身的教育机制，激励管理人员通过自主学习来获取新的知识，掌握操作办公自动化系统的技能，提高和培养管理人员的综合素养。最后，我们要重视档案管理部门和区域之间的紧密合作，从而让管理人员与其他单位内部的人员建立紧密沟通的关系，并吸取进行文书档案管理的先进经验，突破传统文书档案管理当中存在的弊端，从而在文书档案管理中应用自动化时不断的进行创新，保证档案管理工作水平的进一步提升，最大限度的提高文书档案的使用效率。

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2021/0112/928.html