推行“互联网＋办公” 提升企业运行效能

1 基本情况

1．1 基础条件

总体上看，公司办公业务信息化基础较好。据不完全统计，公司现有计算机1 938台，基本实现管理和技术人员全覆盖，公司机关和二级单位机关、项目管理部所用计算机占用率均超过100%。

目前公司范围内在用的办公业务信息系统，均为总部统一推广，具体为公文处理（OA）系统、督办系统、合同系统、制度系统、财务共享系统。测录井公司、井下测试等单位自行应用了办公业务系统。上述信息系统独立运行，均开发有手机终端。随着智能手机的推广，公司两级机关具备了移动办公的基础条件。目前OA系统手机终端等移动应用效果较好。

1．2 主要问题

1．2．1 办公信息系统少，应用范围窄

现有公司层面应用的办公业务信息系统，数量较少，尚未建立适应公司高效运行需要的应用体系。二级单位层面，除测录井公司等少数单位外，其他均处于上面推广啥就用啥的状态，没有新的应用。

应用范围局限于OA、邮件、合同、督办等业务，许多办公业务和机关事务还没有信息化，比如会议通知还是使用电话或即时通讯工具通知，又如盖章申请、请假申请还需要找领导签字，工作效率比较低。

1．2．2 孤岛现象严重，协同水平低

办公业务信息系统之间均独立运行，在公司内部网站展示，仅能实现简单的单点登录，功能和数据上无法互联互通，没有实现集中和协同，信息孤岛现象比较严重，体验效果差。

1．2．3 移动办公应用深度和广度不够

仅仅应用了手机客户端App，功能比较有限。与计算机终端上网相比，一些使用频率较高的功能在手机终端实现不了，移动办公无论是广度和深度都差距较大，总体水平不高。

1．2．4 投入不足与应用需求增加的矛盾比较突出

两级机关和二级单位提出大量的信息化需求，因投入或技术力量不足，无法满足需要。如总经理办的公章使用、装备管理处的设备资源共享管理、经营管理的市场准入管理、人力资源处的员工技能练赛移动答题系统。还有公司机关和部分二级单位机关搬迁武汉后，需要会议室管理、考勤管理、门禁管理等应用系统。

2 办公业务信息化趋势

办公业务信息化发展迅速，相关产品和软件众多，迅速融入政府、企业等领域，应用的广度和深度明显提升。总体而言，有两大发展趋势。

2．1 协同办公

协同办公，也叫协同OA，具有方便快捷、降低成本、提高效率的优势。这里的协同，是站在企业管理的角度，以融入业务管理为目标的协同，通过协同OA系统的应用实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。因此真正意义的协同办公系统应该叫协同管理平台。在该平台上能够部署公文管理、档案管理、新闻管理、会议管理、人事管理、ERP等具备协同特征的应用软件，使各种信息数据能共享使用，消除信息孤岛现象。使用该平台，领导可以在任意一点掌控全局，监控企业运行，从而达到提升效率、强化管控的目的。

协同办公是企业高效管理的行之有效的重要工具，将传统办公变成数据化、网络化、移动化、科学化的办公方式，是企业降本增效的有效方式。推行协同办公，对于实现办公先进性、快捷高效性、资源使用合理性、决策依据准确性、资源配置最优化、行政管理统一化等，具有重要的意义。

2．2 移动办公

移动办公即“3A办公”，可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything）。移动办公就是让企业管理人员无论何时何地，都可以通过智能手机掌控企业内部管理，不受时间和地点的约束，极大地提高工作效能，降低管理成本，增强快速反应能力。移动办公具有以下特点和优势。

2．2．1 实现工作流程规范自动

每个公司和企业都存在公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等流程化的工作事务。移动办公可以实现对流程化工作的自动化，可以规范单位内部的各项工作。

2．2．2 做到事务处理方便快捷

使用移动办公，无论团队工作人员在何时何地，都可以及时审批公文，浏览公告，处理个人事务等等。这种办公模式将以前不可利用的时间有效利用起来，大幅提高了工作效率和时间的使用效率。

2．2．3 解决相互沟通协作问题

文章来源：《办公室业务》 网址: http://www.bgsywzzs.cn/qikandaodu/2020/1209/909.html